Nesta sucinta apresentação, tentarei explanar as práticas de gestão de instalações e edifícios em organizações ou Grupos económicos com activos imobiliários para gerir ou, cujos serviços ocupam espaços significativos em um ou mais edifícios.
Na mesma linha de pensamento de “Não ser possível gerir o que não se conhece”, existe uma ideia subjacente aos projectos de racionalização de espaços e edifícios – Conhecer para actuar e melhorar continuamente.
Aqui abordaremos genericamente as etapas envolvidas nos projectos de racionalização que têm por objectivos racionalizar, valorizar ou rentabilizar as instalações e os activos imobiliários. Inicia-se pela inventariação dos activos e levantamento das instalações, desde os facilities e sua condição até à localização dos postos de trabalho
Na etapa seguinte poderá ser necessário fazer a regularização dos activos e a sua avaliação patrimonial mas, principalmente, o estudo de racionalização da ocupação e de redução de custos de exploração.
Para a concretização do plano de acções definido, recorre-se a serviços de concepção e imagem, design e layout, projectos e obras, licenciamento.
Na exploração, os processos de Asset Management aplicam também, metodologias e processos multi-disciplinares de FM. Pode-se concluir que a gestão de espaços e operação de edifícios se desenrola em várias etapas e integra uma vasta gama de processos, desde a gestão de contratos de arrendamento e condomínios até ao acompanhamento do funcionamento das instalações, equipamentos e serviços de facilities, garantindo o cumprimento dos normativos aplicáveis e a resolução de anomalias, em contínuo.
Com o enfoque do FM nos colaboradores e utilizadores dos edifícios, os espaços e instalações tendem a ser vistos como ambientes de trabalho, geridos por indicadores e metas ambientais e de segurança para a satisfação dos ocupantes dos espaços.
A remodelação de espaços, em maior ou menor escala, implica a implementação de estudos muito especializados, nas áreas de Space Planning e Project Management, de modo a garantir a optimização da execução – qualidade, custo e prazo.
gestão de espaços e operação de edifícios
A implementação de projectos de reestruturação e racionalização da gestão de instalações e edifícios, com enfoque na qualidade de serviço aos colaboradores da empresa deverá prosseguir com uma iniciativa estruturante de melhoria operacional através de uma plataforma aplicacional de gestão de espaços e de Help-Desk de pedidos de intervenção.
Esta metodologia visa a simplificação de processos e o aumento da eficiência e eficácia dos serviços, controlo de custos, inovação de processos e formas de gerir e de reporting.
É fundamental deter o conhecimento dos custos globais dos edifícios, permitindo uma gestão efectiva do orçamento de operação e manutenção de edifícios (Opex), cuja optimização pode ser adaptada à missão, política e objectivos das organizações.
Em conclusão, para assegurar o FM são necessários serviços profissionais, regulados através de contratos de Prestação de Serviços, que definam obrigações e níveis de serviço.
Para gerir a contratação e acompanhar a execução dos serviços e monitorização dos prestadores, existe o Facility Manager, que verifica o adequado cumprimento dos requisitos e a funcionalidade das instalações e dos edifícios.
A eficácia do modelo de FM pode ser medida pelo conforto, segurança e satisfação dos utilizadores.
Por último, penso que devemos aproveitar esta época de crise financeira e de valores, para empreender a mudança, sendo inovadores e assumindo objectivos ambiciosos.